Regulamin konferencji
ROL-EKO 2025

POBIERZ REGULAMIN (PDF)

§ 1.
DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym Regulaminie występują poniżej zdefiniowane pojęcia, należy je rozumieć w sposób następujący:

  1. Organizator – Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny, ul. E. Estkowskiego 6, 61-755 Poznań, zarejestrowany pod numerem KRS 0000850093 – Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, REGON: 386566426, NIP: 7831822694, działający na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Łukasiewicz (Dz. U. z 2024 r., poz. 925, z późn. zm.);
  2. Konferencja – Konferencja ROL-EKO 2025 pt. „Rolnictwo ekologiczne, stan obecny i perspektywy rozwoju. TECHNIKI, TECHNOLOGIE, PRODUKCJA ŻYWNOŚCI”;
  3. Zgłaszający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna kierująca Uczestnika do udziału w Konferencji, obciążona kosztami udziału Uczestnika w Konferencji;
  4. Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna uczestnicząca w Konferencji; Uczestnik może być jednocześnie Zgłaszającym;
  5. Strony – łącznie Organizator i Zgłaszający;
  6. Umowa – zawarta pomiędzy Stronami umowa, której przedmiotem jest udział Uczestnika w Konferencji;
  7. Konsument – Zgłaszający, będący osobą fizyczną, zawierającą z Organizatorem umowę o udział w Konferencji, niezwiązaną bezpośrednio z działalnością gospodarczą lub zawodową tej osoby; za konsumenta w świetle Regulaminu uważa się również osobę fizyczną, zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
  8. Regulamin – regulamin Konferencji ROL-EKO 2025 pt. „Rolnictwo ekologiczne, stan obecny i perspektywy rozwoju. TECHNIKI, TECHNOLOGIE, PRODUKCJA ŻYWNOŚCI”;
  9. Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

§ 2.
POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem Konferencji jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny.
  2. Konferencja odbędzie się w dniach 22–23 października 2025 r. w konwencji stacjonarnej. Konferencja odbędzie się na terenie Miasta Poznania lub Powiatu Poznańskiego. Szczegółową lokalizację Konferencji organizator upubliczni w terminie do: 30 czerwca 2025 r.
  3. W Konferencji może wziąć udział maksymalnie 85 Uczestników.
  4. Wiodącym językiem Konferencji jest język polski.
  5. Z Organizatorem można skontaktować się za pomocą:
    1) poczty e-mail: rol-eko@pit.lukasiewicz.gov.pl
    2) numery telefonów: +48 887 535 598 oraz +48 504 109 717.
  6. Regulamin określa zasady związane z uczestnictwem w Konferencji oraz zawiera postanowienia w oparciu, o które realizowana jest Umowa.
  7. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r., poz. 1513, z późn. zm.).
  8. Warunkiem udziału Uczestnika w Konferencji jest wniesienie opłaty z tytułu udziału w Konferencji, akceptacja postanowień Regulaminu oraz akceptacja innych obowiązkowych zgód w procesie rejestracji.
  9. Organizator może zezwolić Uczestnikom i Zgłaszającym na udział w Konferencji na indywidualnie ustalonych zasadach.
  10. Przy realizacji Konferencji Organizator wspiera się podmiotami zewnętrznymi.
  11. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność prawidłowo przesłanych do Organizatora zgłoszeń.

§ 3.
ZAWARCIE UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

  1. Prawidłowe wypełnienie i wysłanie przez Uczestnika formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej www.rol-eko.com jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody przez Zgłaszającego i Uczestnika na wszelkie zobowiązania wynikające z Regulaminu.
  2. Rejestracja Uczestników przy użyciu formularza rejestracyjnego, o którym mowa w ust. 1, możliwa jest do dnia 30 września 2025 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu nadsyłania zgłoszeń. W przypadku przedłużenia terminu nadsyłania zgłoszeń, Uczestnikom nie przysługuje prawo do anulowania swoich zgłoszeń, poza przypadkami związanymi z siłą wyższą np. chorobą.
  3. Momentem zawarcia Umowy jest otrzymanie przez Uczestnika e-maila z potwierdzeniem rejestracji, o którym mowa w ust. 10 pkt 2.
  4. W ramach Umowy Organizator zapewnia odpłatny udział Uczestników w Konferencji.
  5. Warunkiem koniecznym zawarcia Umowy jest akceptacja postanowień Regulaminu.
  6. Zawarcie Umowy jest wiążące, tym samym jest zobowiązaniem Zgłaszającego do dokonania opłaty za udział w Konferencji.
  7. Rozwiązanie umowy z przyczyn leżących po stronie Uczestnika lub Zgłaszającego nie będzie powodować zwrotu wniesionych opłat po 7 października 2025 r.
  8. Formularz zgłoszeniowy, o którym mowa w ust. 1, wypełniany jest przez Uczestnika w imieniu Zgłaszającego. Uczestnik, wypełniając i wysyłając formularz zgłoszeniowy, oświadcza, iż posiada stosowne uprawnienie do działania w imieniu i na rzecz Zgłaszającego, w szczególności do zawarcia Umowy i zaciągania z tego tytułu zobowiązań.
  9. Jeśli zgodnie z treścią Regulaminu na Uczestnika nałożono określone obowiązki, zobligowanym do realizacji tych obowiązków jest również Zgłaszający. Oświadczenia Uczestnika, o których mowa w Regulaminie, obowiązują również w zakresie dotyczącym Zgłaszającego.
  10. Proces rejestracji Uczestników odbywa się w ramach następującej procedury
    1) Uczestnik wypełnia formularz rejestracyjny udziału w Konferencji, umieszczony na stronie internetowej www.rol-eko.com i przesyła go do Organizatora. Elementem koniecznym do wysyłki zgłoszenia jest wypełnienie danych określonych jako obowiązkowe, akceptacja treści Regulaminu oraz innych niezbędnych zgód.
    2) na adres e-mail podany przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym z adresu e-mail: rol-eko@pit.lukasiewicz.gov.pl przesyłane jest potwierdzenie rejestracji Uczestnika wraz z informacją dotyczącą płatności z tytułu udziału Uczestnika w Konferencji;
    3) na adres e-mail podany przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym z adresu e-mail: rol-eko@pit.lukasiewicz.gov.pl przesyłana jest faktura pro forma na kwotę odpowiadającą wybranej opcji udziału w Konferencji;
    4) Uczestnik zobowiązany jest do dokonania zapłaty kwoty wskazanej na fakturze pro forma niezwłocznie po jej otrzymaniu, jednak nie później niż w ciągu 5 Dni roboczych od jej otrzymania;
    5) po dokonaniu wpłaty zostanie wystawiona faktura zaliczkowa, którą Uczestnik otrzyma w osobnym e-mailu. Faktura zaliczkowa zostanie przesłana do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania wpłaty. Faktura końcowa zostanie wystawiona i przesłana w ciągu 7 Dni roboczych od dnia zakończenia Konferencji.
  11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia, w tym przerwy, w funkcjonowaniu strony internetowej www.rol-eko.com spowodowane siłą wyższą, niedozwolonym działaniem osób trzecich lub niekompatybilnością serwisu z infrastrukturą informatyczną Uczestnika lub Zgłaszającego.
  12. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania przerw w funkcjonowaniu i dostępie do strony internetowej www.rol-eko.com na czas spowodowany koniecznością modernizacji, naprawy i konserwacji strony.
  13. Uczestnika i Zgłaszającego obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym.
  14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za blokowanie przez administratorów serwerów pocztowych przesyłania wiadomości na adres poczty elektronicznej wskazany przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym oraz za usuwanie lub blokowanie wiadomości elektronicznych przez oprogramowanie zainstalowane na sprzęcie elektronicznym używanym przez Uczestnika lub Zgłaszającego.

§ 4.
WARUNKI UDZIAŁU W KONFERENCJI

  1. Podmiotem zobligowanym do uiszczenia opłaty za udział Uczestnika w Konferencji jest Zgłaszający.
  2. W ramach uczestnictwa w Konferencji Organizator zapewnia Uczestnikom:
    1) salę i sprzęt multimedialny, za pomocą którego prowadzona będzie Konferencja;
    2) materiały piśmiennicze;
    3) wyżywienie w trakcie Konferencji, tj. przerwy kawowe, lunch w dniach 22 i 23 października 2025 r., udział w kolacji w dniu 22 października 2025 r.
  3. Organizator nie zapewnia Uczestnikom dojazdu do miejsca prowadzenia Konferencji oraz ewentualnych miejsc parkingowych. Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegów, jak również nie ponosi ich kosztów.
  4. Zestawienie cen za udział w Konferencji określone zostało w Załączniku nr 1 do Regulaminu. Dokonanie opłaty z tytułu udziału w Konferencji może odbyć się wyłącznie przelewem bankowym.
  5. Dokonanie wpłaty z tytułu udziału w Konferencji przelewem bankowym powinno nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu faktury pro forma, nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od jej otrzymania. Momentem zapłaty jest chwila uznania na rachunku bankowym Organizatora.
  6. Wpłaty z tytułu udziału w Konferencji należy dokonać na rachunek:
    Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny
    ul. Ewarysta Estkowskiego 6, 61-755 Poznań
    SANTANDER BANK POLSKA S.A. II O/POZNAŃ
    62 1090 1346 0000 0000 3400 0304
    z dopiskiem „ROL-EKO 2025, podaniem nazwiska/nazwisk uczestnika/uczestników oraz numer NIP firmy/instytucji”.
  7. Organizator ma prawo odmówić Zgłaszającemu lub wskazanemu przez niego Uczestnikowi udziału w Konferencji w przypadku braku zapłaty opłaty z tytułu udziału w Konferencji.
  8. Uczestnik wyraża zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną, na adres e-mail podany przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku zmiany adresu e-mail, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Uczestnik zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie niezwłocznie Organizatora na adres rol-eko@pit.lukasiewicz.gov.pl.
  9. Uczestnik wyraża zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów faktur oraz faktur korygujących w formie papierowej, gdy przeszkody techniczne lub formalne uniemożliwiają przesłanie ich drogą elektroniczną.

§ 5.
ZMIANY W ZAKRESIE ORGANIZACJI KONFERENCJI

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji, tj. m.in. osób prelegentów, tematów i godzin prelekcji, jak również terminu przeprowadzenia Konferencji, jeżeli pomimo zachowania należytej staranności przez Organizatora pierwotny program Konferencji lub jej termin okaże się niemożliwy lub istotnie utrudniony do zrealizowania, np. na skutek choroby prelegenta lub innych zdarzeń będących poza jego kontrolą. Organizator zastrzega sobie również prawo do zmiany formuły konferencji na konferencję przeprowadzaną w sposób zdalny, jeśli jest to uzasadnione okolicznościami. W przypadku określonym w zdaniu pierwszym i drugim Zgłaszającemu ani Uczestnikowi nie przysługują wobec Organizatora jakiekolwiek roszczenia.
  2. W przypadku, w którym Organizator odwoła Konferencję z przyczyn leżących wyłącznie po jego stronie, Zgłaszającemu przysługuje względem Organizatora wyłącznie roszczenie o zwrot opłaty za udział w Konferencji uiszczonej przez Zgłaszającego w kwocie nominalnej.
  3. Bez uszczerbku dla ust. 1 i ust. 2 Organizator może zmienić datę Konferencji, zakończyć Konferencję lub odwołać Konferencję w każdym czasie z powodu zaistnienia okoliczności stanowiących siłę wyższą, czyli zdarzenia niemożliwe do przewidzenia w chwili zawierania Umowy, na które Strony nie mają wpływu i są przez Strony niemożliwe do pokonania, a w szczególności: klęski żywiołowe, wojny, mobilizacje, akty prawne organów władzy lub administracji publicznej uniemożliwiające wykonanie Umowy, a także przerwy w dostawie energii elektrycznej lub przerwane połączenie z Internetem.
  4. W razie okoliczności, o których mowa w ust. 3 Zgłaszającemu ani Uczestnikowi nie przysługują wobec Organizatora jakiekolwiek roszczenia z wyjątkiem roszczenia o zwrot opłaty za udział w Konferencji uiszczonej przez Zgłaszającego w kwocie nominalnej.
  5. W przypadku odstąpienia od umowy przez Organizatora, Organizator dokonuje zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Konferencji na rachunek bankowy, z którego opłata ta została dokonana na rzecz Organizatora, w terminie 30 Dni roboczych od dnia złożenia oświadczenia o odstąpieniu, z uwzględnieniem przepisów o prawach Konsumentów.

§ 6.
POSTANOWIENIA REKLAMACYJNE

  1. Organizator zobowiązuje się do wykonania Umowy z należytą starannością na zasadach określonych w Regulaminie.
  2. Organizator odpowiada wobec Uczestnika i Zgłaszającego za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy.
  3. Uczestnik lub Zgłaszający mogą składać do Organizatora reklamacje niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy.
  4. Reklamacje składane są za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: rol-eko@pit.lukasiewicz.gov.pl.
  5. W treści reklamacji Uczestnik lub Zgłaszający powinni określić przyczynę jej złożenia.
  6. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 14 Dni roboczych od dnia otrzymania reklamacji i poinformowania o tym Uczestnika lub Zgłaszającego na jego adres poczty elektronicznej.
  7. Organizator nie odpowiada za spodziewany przez Uczestnika lub Zgłaszającego efekt lub cel realizacji Umowy.
  8. Do reklamacji nie stosuje się przepisów o odpowiedzialności sprzedawcy z tytułu rękojmi uregulowanej przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061, z późn. zm.).

§ 7.
POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE ZGŁASZAJĄCYCH-KONSUMENTÓW

  1. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2024 r., poz. 1796) Zgłaszający-Konsument ma prawo odstąpienia od Umowy bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, w terminie 14 dni od daty jej zawarcia. Do zachowania tego terminu wystarczy wysłanie Organizatorowi oświadczenia o odstąpieniu od Umowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
  2. Organizator informuje Zgłaszającego-Konsumenta, że po spełnieniu przez Organizatora świadczenia (przeprowadzenie Konferencji) utraci on prawo odstąpienia od Umowy. Powyższe będzie miało zastosowanie, gdy Zgłaszający-Konsument wyrazi zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi (przeprowadzenie Konferencji) przed upływem 14 dni na odstąpienie od Umowy i przyjmie do wiadomości brak możliwości odstąpienia od Umowy, gdy usługa zostanie w pełni wykonana.
  3. Potwierdzenie otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy zostanie przesłane Zgłaszającemu-Konsumentowi niezwłocznie na adres e-mail podany przez Zgłaszającego w oświadczeniu o odstąpieniu.
  4. W przypadku skutecznego odstąpienia od Umowy przez Zgłaszającego Umowę uważa się za niezawartą, a wszelkie dokonane przez niego płatności zostaną zwrócone w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy, na numer rachunku bankowego wskazany przez Zgłaszającego-Konsumenta w oświadczeniu.
  5. 5. Zastrzega się, że Zgłaszających-Konsumentów nie dotyczą te postanowienia Regulaminu, które stanowiłyby niedozwolone postanowienia umowne w rozumieniu art. 385(1)–385(3) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r., poz. 1061, z późn. zm.) czy naruszałyby bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne dotyczące zawierania umów z udziałem Konsumenta, które zostałyby
  6. zawarte w rejestrze postanowień wzorców umownych uznanych za niedozwolone, prowadzonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

§ 8.
PRAWA AUTORSKIE

  1. Jeżeli Uczestnikowi zostaną przekazane materiały konferencyjne, to przechodzą one na jego własność z chwilą ich wydania (przesłania lub udostępnienia).
  2. Przeniesienie własności egzemplarza materiałów konferencyjnych nie powoduje przejścia autorskich praw majątkowych do tych materiałów, które przysługują Organizatorowi lub osobom trzecim.
  3. Treść materiałów konferencyjnych podlega ochronie na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2025 r., poz. 24, z późn. zm.).
  4. Zabronione jest jakiekolwiek powielanie lub kopiowanie materiałów konferencyjnych, ich rozpowszechnianie, publikowanie, dystrybucja, wprowadzanie do obrotu ich egzemplarzy czy też udostępnianie w jakiekolwiek formie i w jakikolwiek sposób.

§ 9.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH – KLAUZULA INFORMACYJNA
DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Organizatora stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
  2. Udział w Konferencji jest równoznaczny ze zgodą na rozpowszechnianie i wykorzystanie wizerunku Uczestnika utrwalonego na wszelkich nośnikach dokumentujących przebieg Konferencji. Niniejsza zgoda obejmuje prawo na rozpowszechnianie i wykorzystywanie wizerunku Uczestnika bez ograniczeń czasowych i terytorialnych za pośrednictwem dowolnego środka służącego do rozpowszechniania wizerunku, w szczególności w prasie, materiałach reklamowych, banerach i Internecie.

§ 10.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Zgłaszający nie może bez pisemnej, pod rygorem nieważności, zgody Organizatora:
    1) przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią;
    2) ustanowić praw na prawach wynikających z Umowy.
  2. Umowa podlega prawu polskiemu.
  3. Wszelkie spory związane z realizacją Umowy będą rozstrzygane przez właściwy dla Organizatora sąd powszechny.
  4. Regulamin obowiązuje od chwili jego opublikowania na stronie: www.rol-eko.com. Regulamin może zostać zmieniony przez Organizatora. Każdorazowa zmiana Regulaminu będzie jednak miała zastosowanie tylko do Umów zawartych po podaniu zmienionego Regulaminu do powszechnej wiadomości poprzez jego zamieszczenie na stronie: www.rol-eko.com. Zmieniony Regulamin będzie miał zastosowanie do Umów zawartych przed zmianą Regulaminu, jeśli Zgłaszający/Uczestnik zostanie o tym poinformowany i wyrazi zgodę na zmianę Regulaminu.